Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Zunächst einmal bedeutet das, dass Sie zum 1.06.2024 neue Endnutzerverträge mit dem oder den von Ihnen gewünschten Dienstleistern schließen müssen. Dies kann frühestens geschehen, sobald die AKNR neue Rahmenverträge mit den technischen Dienstleistern geschlossen hat, die dadurch an die aktuellen technischen und rechtlichen Entwicklungen angepasst werden.

Nein, die Endnutzerpreise bleiben unverändert.

Hier sind verschiedene Szenarien denkbar:

1. Laufen die Zertifikate Ihrer Karten aufgrund der fünfjährigen technischen Gültigkeit ebenfalls zum 31. Mai 2024 aus, müssen Sie rechtzeitig mit Abschluss eines neuen Endnutzervertrages auch neue Karten beantragen.

2. Sind die Zertifikate Ihrer Karten über den 31. Mai 2024 hinaus gültig, können Sie diese – sofern Sie den neuen Endnutzervertrag mit dem gleichen technischen Anbieter schließen – bis zum Ablauf ihrer technischen Gültigkeit weiter nutzen.

3. Sind die Zertifikate Ihrer Karten über den 31. Mai 2024 hinaus technisch gültig und wollen Sie den technischen Anbieter wechseln, müssen Sie mit Abschluss des neuen Endnutzervertrages auch neue Karten beantragen.

Derzeit gibt es keine Anzeichen dafür, dass die bereits am Markt befindlichen Anbieter im laufenden Vergabeverfahren keine neuen Rahmenverträge mit den Kammern abschließen würden.

Wir gehen davon aus, dass die technischen Dienstleister mit ihren Bestandskunden Kontakt aufnehmen werden, sobald die neuen Rahmenvereinbarungen geschlossen wurden, auch um die Endnutzer über die weiteren Schritte zu informieren.

Wenn ich im Besitz eines gültigen HBA bin, muss ich der alten und neuen Kammer das anzeigen.
Die Informationen, die hier mitgeteilt werden, sind bei der neuen Kammer
zu erfragen. Gewöhnlich werden diese Informationen in den entsprechenden Feldern eines Personalmeldebogens eingetragen.

Durch diese Zeichenfolge wird ein Teilnehmer an der Telematikinfrastruktur – z. B. ein/e Apotheker/in oder eine Apotheke – eindeutig identifiziert. Die ID ist auf Ihrem HBA und Ihrer SMC-B hinterlegt. Sie wird von der AKNR als Kartenherausgeberin vor der Produktion der Karte nach einem festgelegten Schema generiert.

Die ID enthält u. a. Ihre Mitglieds- oder Apothekennummer und Angaben darüber, bei welcher Kammer die Karte freigegeben und bei welchem Anbieter sie produziert wurde.

Die Telematik-ID ist u. a. nach Login im passwortgeschützten Telematik-Portal zu finden. Die Telematik-ID wird im Rahmen der Beantragung eines HBA oder/und einer SMC-B generiert.

Informationsmaterial zum Anschluss an die TI, wie z. B. Checklisten oder Infoblätter, finden Sie hier bei der gematik.

Die ICCSN (Integrated Circuit Card Serial Number) ist eine 20-stellige Nummer für Chipkarten, die weltweit eindeutig ist. Sie wird u. a. auf die eGK, den HBA und die SMC-B gedruckt. Anhand der Nummer sind der Kartenherausgeber und der Anbieter identifizierbar.

Die N-ID ist die eindeutige Identifikationsnummer Ihrer Apotheke und entspricht im Rahmen des Logins mit N-Ident dem Benutzernamen Ihrer Apothekenbetriebsstätte (z.B. apo1000000).

Sie haben diese im Rahmen der Anmeldung zu N-Ident erhalten. Sollten Sie die Nummer vergessen haben, können Sie diese einfach in Ihrem N-Ident-Portal nachlesen. (Rufen Sie dafür https://ngda.de/ auf und melden sich unter „Mein Konto“ an.)

Falls Sie mehr als eine Filiale für N-Ident angemeldet haben, beachten Sie bitte, dass jede Betriebsstätte eine eigene N-ID besitzt.

Nähere Informationen zur N-Ident erhalten Sie über die NGDA (Netzgesellschaft Deutscher Apotheker).

Die elektronischen Zertifikate, die auf dem Ausweis hinterlegt sind, haben eine Gültigkeit von fünf Jahren. Nach Ablauf der Gültigkeit ist es nicht nötig, den Ausweis zu sperren.

Neben einigen technischen Angaben sind in den elektronischen Zertifikaten auf dem HBA folgende Daten gespeichert:

• Vornamen, Nachname und Titel des Ausweisinhabers

• Telematik-ID des Ausweisinhabers

• Berufsgruppe des Ausweisinhabers

• Attributsbestätigende Stelle (Apothekerkammer)

Mit der SMC-B in Kombination mit einem Konnektor und einem eHealth-Kartenterminal wird die Apotheke innerhalb der Telematikinfrastruktur (TI) identifiziert und authentifiziert sowie die Kommunikation der zu übertragenden Daten verschlüsselt. Auf Grundlage einer betriebsbereiten* SMC-B können auch bereits einige Leistungen innerhalb der TI, etwa das Auslesen der elektronischen Notfalldaten des Versicherten oder die Aktualisierung seines elektronischen Medikationsplans durch die Apotheken erbracht werden, ohne dass dabei zusätzlich ein HBA genutzt werden muss. Zudem können mit Hilfe der SMC-B einfache elektronische Signaturen erstellt werden.

* Die SMC-B muss zuvor durch einen HBA-Inhaber für den Zugang zu den TI-Fachanwendungen legitimiert worden sein.

Um an der Telematikinfrastruktur teilzunehmen, ist für jede Apothekenbetriebsstätte ein Konnektor mit einer SMC-B-Karte erforderlich.

Die elektronischen Zertifikate, die auf der Karte hinterlegt sind, haben eine Gültigkeit von fünf Jahren. Nach Ablauf der Gültigkeit ist es nicht nötig, die Karte zu sperren.

Neben einigen technischen Angaben sind in den elektronischen Zertifikaten auf der SMC-B folgende Daten gespeichert:

• Name der Apotheke

• Anschrift/Adresse des Apothekenstandorts

• Telematik-ID der Apotheke

• Vornamen, Nachname und Titel des Ausweisinhabers (je nach qVDA)

• Berufsgruppe und

• Attributsbestätigende Stelle (Apothekerkammer)

Die Änderung dieser Daten hat zur Folge, dass eine neue SMC-B-Karte bestellt werden muss, welche auch einen neuen Antrag bei der zuständigen Apothekerkammer erfordert. Die alte SMC-B-Karte verliert ihre Gültigkeit.

Wichtig: Bitte denken Sie daran, die Zertifikate der alten SMC-B bei Ihrem qVDA zu sperren, sobald die neue SMC-B im Einsatz ist.

Da sich die für den Apothekenbetrieb relevanten Anwendungen der TI gegenwärtig auf die Aktualisierung des elektronischen Medikationsplans beschränken, wird vorerst häufig noch kein unbedingtes Erfordernis bestehen, außerhalb der Offizin einen TI-Zugang über die SMC-B mit Konnektor und eHealth-Kartenterminal zu gewährleisten. Soweit dies dennoch durch den/die Inhaber/-in gewünscht ist oder zukünftig erforderlich wird, sollte die Apotheke mit ihrem IT-Dienstleister erörtern, welche technischen Möglichkeiten bestehen, diese Räume an die TI anzuschließen. Denkbar ist zukünftig ggf. auch der Einsatz mobiler Kartenterminals, zu denen die Vertragspartner der TI-Vereinbarung die Feststellung getroffen haben, dass sie mit den gesetzlich geforderten Anwendungen grundsätzlich notwendige Komponenten darstellen und vom Rechtsanspruch des § 291a Abs. 7 Satz 5 SGB V umfasst sind.

Was versteht man unter einer Beglaubigung?

Mit einer Beglaubigung wird die Echtheit eines Dokuments von einer höheren Stelle bestätigt. Die beglaubigte Kopie enthält in der Regel einen Vermerk wie z.B. „Für die Richtigkeit der Kopie“ samt Datum, Unterschrift und Dienstsiegel.

Wer darf beglaubigen?

Grundsätzlich kann jede Stelle mit einem Dienstsiegel auch Dokumente beglaubigen. Bei einer Beglaubigung benötigen Sie das Originaldokument, Ihren Personalausweis oder ersatzweise Ihren Reisepass für Ihre Identifizierung, sowie die dazugehörige(n) Kopie(n).

Je Seite ist mit Kosten von vier bis zehn Euro zu rechnen.
Bürgerämter, Kreis und Gemeindeverwaltungen, Stadtverwaltungen, Notare, Gerichte, Kirchen mit öffentlich-rechtlicher Organisation und Gerichtsvorsteher führen Beglaubigungen in der Regel durch.

Sie können Ihre Dokumente aber auch hier im Hause kostenlos nach Terminabsprache beglaubigen lassen. Bitte wenden Sie sich dazu an die Zentrale: 0211-8388-0.

Da der HBA neben seiner Funktion als Signatur- und Authentifizierungskarte auch als persönlicher Sichtausweis fungiert, ist er mit einem Foto versehen, das im Zuge der Bestellung auf den Seiten des Kartenherstellers (qVDA) hochgeladen werden muss.
Dieses Foto können Sie Ihrerseits vorbereiten, um dann nicht den Bestellprozess abbrechen zu müssen.

Es gibt keine Anforderungen an ein biometrisches Bild (wie bei Personalausweisen), dennoch beachten Sie bitte folgende Hinweise:

• Sie sollten frontal in die Kamera gucken. Vermeiden Sie eine geneigte oder gedrehte Kopfhaltung.

• Die Augen sollten geöffnet und deutlich sichtbar sein und nicht durch Haare oder ein Brillengestell verdeckt werden.

• Kopfbedeckungen (Ausnahme: religiöse Gründe) sind nicht zulässig.

• Das Foto darf keinen weißen Rand haben.

Es ist nicht notwendig, hierzu einen Fotografen aufzusuchen. Eine Aufnahme mit dem Mobilfunkgerät oder der Digitalkamera vor neutralem Hintergrund ist ausreichend.

Die Dateigröße beim Upload darf i. d. R. 2 MB nicht übersteigen.

Bei Unsicherheiten kann Ihnen als Orientierung die Fotomustertafel für Personaldokumente dienen. Aber, wie bereits erwähnt, gelten bei der Bestelltung des HBA nicht die Anforderungen an biometrische Passbilder von Erwachsenen und Kindern für den Personalausweis oder Reisepass.

Im Zuge der Beauftragung des Apothekerausweises (HBA) müssen Sie das PostIdent-Verfahren in einer Filiale der Deutschen Post/DHL durchlaufen. Die entsprechenden Dokumente dazu werden für Sie im Antragsportal des qVDA automatisch generiert, sobald Sie den Vorgang dort abgeschlossen haben.

Zur Erläuterung: Der HBA ermöglicht die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES). Diese ist rechtlich mit Ihrer händischen Unterschrift vergleichbar. Deshalb ist eine Identifizierung gemäß den Vorgaben der eIDAS-Verordnung gesetzlich vorgeschrieben.

Mögliche Ausweisdokumente sind:

• Bundespersonalausweis

• Vorläufig ausgestellter Personalausweis

• Reisepass

• Vorläufig ausgestellter Reisepass

• Elektronischer Aufenthaltstitel (Ausweisersatz)

Mindestens folgende Angaben aus Ihrem Antrag werden mit Ihrem Ausweisdokument abgeglichen:

• Vorname

• Nachname

• Geburtsort

• Geburtsdatum

• Nationalität

Bitte beachten Sie, dass nicht jede Postfiliale auch die Durchführung des PostIdent-Verfahrens anbietet.
Unter https://www.deutschepost.de/de/s/standorte.html können Sie nach Ihrer nächstgelegenen Filiale suchen. Achten Sie dabei auf jeden Fall darauf, den Suchfilter "Postident durchführen" zu setzen, um nur passende Filialen angezeigt zu bekommen. 

Die Bearbeitung meines Antrages bis zur Ausgabe der Karte(n) dauert ca. 4 Wochen.

Für die Anbindung des Apothekenbetriebs an die Telematikinfrastruktur sind eine SMC-B und der HBA zwingend erforderlich!

Der neue Inhaber (Eigentümer, Pächter, Verwalter) einer Apotheke muss eine eigene SMC-B mit neuer Telematik-ID beantragen. Bitte denken Sie deshalb an die rechtzeitige Beantragung.

Die Beantragung erfolgt über die Apothekerkammer Nordrhein.

Die Neugründung wird in unsere Kammersoftware eingepflegt, sodass für Sie die Funktion, eine eigene SMC-B zu beantragen, im Telematik-Portal freigeschaltet wird.

Hierfür werden folgende Informationen benötigt:

• Wie lauten Apothekenname und -anschrift? (Die Angaben müssen identisch mit der Betriebserlaubnis sein!)

• Wann eröffnen Sie die Apotheke lt. Betriebserlaubnis?

• Handelt es sich um eine Einzel-, Haupt-, oder Filialapotheke?

• Wann haben Sie die Betriebserlaubnis betragt?

• Bei welchem Gesundheitsamt haben Sie die Betriebserlaubnis beantragt?

In Anbetracht der zeitlichen Dauer des SMC-B-Antrags – bzw. Ausgabeverfahrens und der Vermeidung einer möglichen Verzögerung der Inbetriebnahme Ihrer Apotheke –, besteht für Sie die Möglichkeit den SMC-B Antrag bereits zum Zeitpunkt der Beantragung der Betriebserlaubnis beim zuständigen Gesundheitsamt zu stellen, obwohl zum jetzigen Zeitpunkt noch keine Betriebserlaubnis für Ihre Apotheke vorliegt. Nach Antragsgenehmigung erhalten Sie von uns per Post einen in diesem Fall vorläufigen Berechtigungsbescheid zum Erhalt der SMC-B. In diesem Bescheid wird eine Vorgangsnummer aufgeführt mit der Sie den Antrag bei dem von Ihnen gewählten qVDA (Kartenanbieter) fortführen können.

Innerhalb von 3 Monaten, ab Datum des vorläufigen Berechtigungsbescheids, sind Sie dazu verpflichtet eine beglaubigte Kopie der Betriebserlaubnis bei der Apothekerkammer einzureichen. Diese richten Sie dann bitte an die Telematik-Abteilung.

Wichtiger Hinweis: Für die Beantragung einer SMC-B muss der Inhaber im Besitz eines gültigen HBA sein.

Ausführliche Hinweise finden Sie im Telematik-Leitfaden der AKNR bei Übernahme oder Neugründung einer Apotheke.

Eine Checkliste aller Schritte für die Anbindung der Apotheke an die TI finden Sie hier bei der gematik.

Für die Anbindung des Apothekenbetriebs an die Telematikinfrastruktur sind eine SMC-B und der HBA zwingend erforderlich!

Der neue Inhaber (Eigentümer, Pächter, Verwalter) einer Apotheke muss eine eigene SMC-B mit neuer Telematik-ID beantragen. Eine Übertragung der SMC-B des vorherigen Inhabers ist aus datenschutz-rechtlichen Erwägungen nicht möglich, da auf der SMC-B u. a. Daten des Inhabers gespeichert sind. Diese wird zur gegebenen Zeit gesperrt. Bitte denken Sie deshalb an die rechtzeitige Beantragung.

Die Beantragung erfolgt über die Apothekerkammer Nordrhein.

Die Übernahme wird in unsere Kammersoftware eingepflegt, sodass für Sie die Funktion, eine eigene SMC-B zu beantragen, im Telematik-Portal freigeschaltet wird.

Hierfür werden folgende Informationen benötigt:

• Wie lauten Apothekenname und -anschrift? (Die Angaben müssen identisch mit der Betriebserlaubnis sein!)

• Wann übernehmen Sie die Apotheke lt. Betriebserlaubnis?

• Handelt es sich um eine Einzel-, Haupt-, oder Filialapotheke?

• Wann haben Sie die Betriebserlaubnis betragt?

• Bei welchem Gesundheitsamt haben Sie die Betriebserlaubnis beantragt?

In Anbetracht der zeitlichen Dauer des SMC-B-Antrags – bzw. Ausgabeverfahrens und der Vermeidung einer möglichen Verzögerung der Inbetriebnahme Ihrer Apotheke –, besteht für Sie die Möglichkeit den SMC-B Antrag bereits zum Zeitpunkt der Beantragung der Betriebserlaubnis beim zuständigen Gesundheitsamt zu stellen, obwohl zum jetzigen Zeitpunkt noch keine Betriebserlaubnis für Ihre Apotheke vorliegt. Nach Antragsgenehmigung erhalten Sie von uns per Post einen in diesem Fall vorläufigen Berechtigungsbescheid zum Erhalt der SMC-B. In diesem Bescheid wird eine Vorgangsnummer aufgeführt mit der Sie den Antrag bei dem von Ihnen gewählten qVDA (Kartenanbieter) fortführen können.

Innerhalb von 3 Monaten, ab Datum des vorläufigen Berechtigungsbescheids, sind Sie dazu verpflichtet eine beglaubigte Kopie der Betriebserlaubnis bei der Apothekerkammer einzureichen. Diese richten Sie dann bitte an die Telematik-Abteilung.

Wichtiger Hinweis: Für die Beantragung einer SMC-B muss der Inhaber im Besitz eines gültigen HBA sein.

Ausführliche Hinweise finden Sie im Telematik-Leitfaden der AKNR bei Übernahme oder Neugründung einer Apotheke.

Eine Checkliste aller Schritte für die Anbindung der Apotheke an die TI finden Sie hier bei der gematik.